Souriez, vous êtes filmés - l’art de renforcer les liens en mode hybride

Il n’a jamais été aussi difficile de créer une culture d’entreprise tissée serrée. La nouvelle réalité du travail en mode hybride exige que nous établissions des relations humaines à distance. Et les choses se compliquent si l’on ajoute à cela le défi unique de devoir gérer cinq générations actives sur le lieu de travail.

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Des baby-boomers aux Z, le sentiment d’appartenance s’exprime différemment pour chaque génération. Bien qu’il n’existe pas d’approche unique, le pouvoir de la connexion humaine peut contribuer à la réussite de votre culture d’entreprise, quel que soit le contexte.

Après avoir organisé des conférences et des ateliers avec des organisations du monde entier, j’ai observé des défis communs dans la mise en place de cultures hybrides connectées :

• Comment faire en sorte que chaque personne ait une vision d’ensemble qui ne se limite pas à son rôle?
• Comment améliorer le moral du personnel et la satisfaction au travail en période difficile?
• Comment diriger une équipe à distance alors que tout le monde travaille à sa façon?

Bref : Comment mobiliser les membres de votre équipe lorsqu’ils ne sont pas dans la même pièce?

Les réunions à distance sont là pour de bon. Les avantages des réunions en ligne, qui évitent d’avoir à se déplacer pour se voir en personne, sont indéniables – même si nous en ressentons tous les limites. Si vous souhaitez créer une culture plus connectée malgré la distance, voici quelques trucs pour rendre vos rencontres virtuelles plus humaines, plus interactives.

Prenez de l’avance

En réalité, votre réunion ou votre présentation commence des heures, voire des jours, avant la date prévue. Bien avant une présentation, vous devez comprendre quelles sont les priorités de l’équipe, afin de structurer votre contenu de manière à ce qu’il soit pertinent. Si vous participez à une conférence, discutez avec les membres de l’organisation et prenez le pouls de votre public en épiant ses échanges sur les médias sociaux. Si vous faites une présentation lors d’une réunion, tâchez de savoir ce qui préoccupe l’équipe – utilisez cette information pour vous concentrer sur ce qui compte.

Connectez-vous à l’appel vidéo quelques minutes avant la réunion pour discuter de manière informelle avec les personnes qui y participent. Commencez par une rapide prise de contact. Lors d’une réunion en ligne, les gens sont souvent distraits par ce qui se passe en dehors du cadre de la caméra. Provoquez des émotions positives en posant des questions simples, comme « Qu’est-ce qui vous a fait sourire aujourd’hui? » Dans la mesure du possible, adressez-vous aux personnes par leur prénom; c’est le mot le plus important dans toute conversation.

Captez l’attention avec une histoire

Il existe tout plein de moyens efficaces de commencer une présentation ou une réunion en ligne : poser une question, révéler une statistique suprenante ou aller droit au but avec une déclaration choc. Selon moi, dans l’environnement virtuel, il n’y a rien de tel que les histoires pour faire participer un public. En commençant par une histoire, vous créez immédiatement un lien avec votre public. Vous lui faites vivre un tourbillon d’émotions. Plus vous serez authentique, mieux vous vous rapprocherez de votre public. Réfléchissez à ce qui intéresse votre public et choisissez une histoire qui répond à ses préoccupations. Construisez votre discours en fonction de ses priorités, et non des vôtres.

Devenez spécialiste de la télédiffusion

La réalité du monde de la télédiffusion nous a rattrapés quand la vidéoconférence est devenue la norme du travail hybride. La différence fondamentale entre notre présence à distance et en personne réside dans la manière dont nous décrivons ce qui se passe.

Par exemple, vous avez peut-être entendu la formule : « Dites-leur ce que vous allez leur dire, dites-leur, puis dites-leur ce que vous leur avez dit ». Dans l’espace virtuel, le fait de fournir le plan de match permet aux gens de suivre plus facilement. Lorsque l’auditoire pose des questions, ne perdez pas de vue le plan de match. Saluez d’abord la personne qui pose la question. Assurez-vous que tout le monde sait qui a posé la question et d’où vient cette personne. Faites une pause, réfléchissez et répondez avec enthousiasme et reconnaissance. Tout au long de la présentation, décrivez vos actions. Vous lisez un message, prenez des notes ou cherchez quelque chose sur votre écran? Soutenez l’intérêt, peu importe ce que vous faites. Dans le monde virtuel, il est facile de perdre le fil. Décrire vos actions permet de les intégrer à l’objet de la conversation.

Favorisez les relations humaines

Capter l’attention de votre public est le premier défi à relever. Mais la maintenir est un défi encore plus grand, surtout quand les gens travaillent de la maison, où il est si facile de se laisser distraire. Votre objectif lors d’une réunion ou d’un exposé, c’est de ne jamais perdre l’intérêt de votre auditoire. Commencez par fixer les attentes : Quel est le but de la réunion? Est-ce pour faire le point, prendre une décision, résoudre un problème, renforcer les relations? Pour mobiliser votre auditoire dans le désir d’accomplir quelque chose en commun, fixez clairement l’objectif de la rencontre.

N’oubliez pas que la durée d’attention est beaucoup plus courte dans un environnement virtuel. Vous êtes en concurrence avec les courriels et les textos qui entrent, les médias sociaux et les membres de la famille qui peuvent faire du bruit en arrière-plan ou carrément interrompre la rencontre. Rappelez-vous aussi que votre capacité de retenir l’attention à l’écran est bien moindre que si vous vous présentiez en personne.

Lors d’un appel vidéo, il est très facile de tomber dans le piège de l’effet « spectateur ». Il s’agit d’un phénomène psychologique, plus connu sous le nom de « diffusion de la responsabilité », selon lequel les gens sont moins susceptibles d’agir en présence d’un groupe de personnes inconnues.

Vous faites une présentation sur Zoom, vous posez une question et… c’est le silence. Les gens attendent que les autres interviennent. Si vous connaissez bien certaines personnes du groupe, appelez-les par leur nom pour éviter les temps morts. Pour éviter l’effet « spectateur », vous pouvez y aller de questions complémentaires pour susciter des réflexions au sein de votre auditoire et renforcer les relations humaines. Certaines réunions se prêtent bien à la formation de petits groupes de discussion. C’est un excellent moyen de susciter la participation. Accordez quelques minutes pour accomplir une tâche, puis demandez un compte rendu à chaque groupe.

Une technique d’apprentissage adaptatif populaire est la méthode dite de « réflexion-paire-partage » : on pose une question, on donne le temps d’y réfléchir, puis on invite le groupe à échanger par deux dans des salles de discussion. Ensuite, on revient dans la salle principale pour un compte rendu, ce qui permet aux personnes participantes de se sentir écoutées. De tels points de contact sont essentiels pour les présentations virtuelles. Plus le public participe activement, plus il écoutera et agira longtemps après la réunion.

La cohérence cultive la confiance

Si vous prenez la parole, demandez à votre hôte de présenter votre biographie officielle, mais aussi une histoire ou une expérience qui vous humanise et qui rend vos réalisations uniques. Cela peut aider à émouvoir votre public et l’encourager à se sentir connecté avec vous avant même que vous n’ayez prononcé un mot. Dans mon travail d’animateur et de maître de cérémonie, cela a toujours bien fonctionné, et j’ai constaté que c’est tout aussi efficace dans le cadre virtuel. Rappelez-vous qu’il est plus difficile de lire les signes non verbaux des gens et de comprendre leur personnalité à travers un écran. La cohérence est essentielle pour établir une bonne relation dans un cadre public, commercial ou avec un groupe de collègues que vous ne connaissez pas bien. Si vous plaisantez constamment dans vos courriels et que vous vous présentez avec un ton sérieux et impassible lors d’une réunion, les gens se demanderont qui est le vrai vous. Quel que soit votre style – humoristique, tranchant, chaleureux –, faites preuve de cohérence afin de cultiver la confiance.

En cas de doute, riez

La communication virtuelle nous permet de rester en contact. Nous envoyons des SMS, des courriels, parlons sur FaceTime, Zoom… Nous communiquons à travers les distances d’une manière qui aurait été inimaginable pour les générations précédentes. Mais la communication virtuelle a ses limites. Les appels vidéo, aussi étonnants soient-ils sur le plan technologique, ne sont tout simplement pas comparables à des conversations en personne.

Le rire nous manque en l’absence des autres. Nous avons 30 fois plus de chances de rire avec une autre personne que de rire tout seul. Le rire est un élément clé du lien social et des relations humaines. D’un point de vue neurologique, le rire libère de la dopamine, qui non seulement nous rend plus sains et plus heureux, mais peut aussi améliorer l’attention, l’apprentissage et la productivité.

Aussi, la prochaine fois que vous participerez à une réunion en ligne, prenez une minute avant le début pour vous mettre dans un état d’esprit joyeux. Tâchez d’afficher un sourire sincère. Ne vous précipitez pas trop vite dans le vif du sujet – faites d’abord le point. Racontez une histoire drôle. Dans un environnement où la communication est plus difficile, prendre quelques minutes avant de se mettre au travail pour se connecter avec une émotion réelle et même rire fera toute la différence.