Trouvez la méthode de prélèvement qui convient le mieux à vos activités de cybercommerce

Vous avez terminé l’aménagement de votre entrepôt consacré au cybercommerce, et les commandes vont bon train. Ou vous menez peut-être vos affaires depuis un certain temps et vous souhaitez apporter des changements. Il est essentiel de trouver la meilleure méthode de prélèvement de stock (en d’autres mots, rassembler les articles de votre entrepôt pour exécuter la commande d’un client) pour réduire les heures de main-d’œuvre coûteuses, diminuer le nombre d’erreurs et améliorer la productivité et l’efficacité générales de vos activités de cybercommerce.

À lire également :La meilleure façon d’aménager votre entrepôt pour le cybercommerce : des conseils du fondateur de ShipHero, Aaron Rubin

Lorsqu’il est question de prélèvement, il n’existe pas d’approche universelle. Pour de nombreuses entreprises, l’utilisation en parallèle de deux procédés (ou plus) de prélèvement constitue l’approche la plus efficace.

Voici donc les méthodes de prélèvement les plus communément utilisées dans les entrepôts de cybercommerce.

Une commande à la fois

Il s’agit de l’option la plus simple si :

• vous avez un petit nombre de commandes qui sont toutes différentes;
• vos commandes sont trop volumineuses pour que vous préleviez le stock en lots (cette méthode est expliquée plus bas).

Lorsque vous recevez une commande, vous prélevez le stock, vous l’emballez et vous l’expédiez, puis vous recommencez le procédé pour la prochaine commande. Vous pouvez utiliser des bons de prélèvement en format papier ou des appareils mobiles. L’inconvénient manifeste de cette approche est le temps nécessaire pour exécuter les commandes une à la fois. Cependant, c’est celle qui convient le mieux aux petites entreprises ou aux jeunes entreprises du cybercommerce.

File d’attente des commandes

Le prélèvement dans une file d’attente des commandes est une solution efficace si :

• vous avez de nombreux employés responsables de la préparation des commandes et que les articles à prélever sont à proximité de ces derniers ou sont trop volumineux pour être prélevés en lots.

Vous exécuterez toujours une commande à la fois, mais l’élément principal est l’utilisation d’un système numérique qui fait passer une commande à la fois par préparateur. La méthode de file d’attente permet une exécution en temps réel tout en garantissant qu’il n’y aura pas de commandes en double ou omises et que les commandes seront livrées selon les délais requis, ce qui n’est pas le cas des systèmes fondés sur les documents en format papier.

Commandes multiples d’un même article

Cette méthode convient si :

• vous faites des ventes éclair, enregistrez des précommandes ou faites de grands lancements qui entraînent beaucoup de commandes pour un même article.

Cette méthode consiste à prélever le stock de nombreuses commandes qui comportent exactement le même article, puis à mettre les articles dans des boîtes ou des sacs. Puisque les articles sont tous identiques et de même poids, il n’est pas important de savoir lequel va à tel ou tel client.

Pour mettre en œuvre cette méthode, vous n’avez qu’à imprimer l’étiquette d’expédition et ne pas joindre la facture, ou imprimer l’étiquette et la facture sur la même feuille. N’imprimez pas les factures et les étiquettes séparément, car vous devrez ensuite les réunir, ce qui prend du temps et représente l’ajout d’une étape qui entraîne un risque d’erreur.

Prélèvement par lot

Le prélèvement par lot consiste à préparer des groupes de commandes (lots) en même temps, ce qui réduit le nombre de fois où le personnel de préparation des commandes se rend à un même casier d’entreposage. Voici les deux principaux types de prélèvement par lot :

• Lot à article unique: les commandes qui contiennent un seul et même article sont préparées en même temps.
• Lot à articles multiples: : plusieurs commandes sont préparées en même temps, peu importe le nombre d’articles qu’elles contiennent.

Lot à article unique

Pour de nombreuses entreprises du cybercommerce, la majorité des commandes comportent un article unique (même si les clients commandent parfois plusieurs quantités de cet article). Si votre magasin traite beaucoup de commandes à article unique, faites croître votre efficacité en prélevant le stock de toutes les commandes en un seul lot.

Le prélèvement par lot à article unique implique deux étapes : le prélèvement et l’emballage.

À l’étape du prélèvement, les préparateurs obtiennent une liste des articles compris dans des commandes à article unique et sont guidés dans le parcours le plus judicieux pour minimiser le temps de marche. Au moyen d’un chariot ou d’un bac, ils collectent les articles jusqu’à ce que leur chariot ou bac soit rempli ou que tout le stock des commandes à article unique soit prélevé.

À l’étape de l’emballage,tous les articles qui ont été prélevés sont déposés dans l’aire d’emballage. On prend le premier article et on le balaye ou on le sélectionne d’une quelconque façon, puis la facture et l’étiquette sont générées, et l’article est mis dans une boîte ou un sac. On prend ensuite le prochain article et on recommence.

Lot à articles multiples

La méthode de prélèvement par lot à articles multiples est la plus complexe. Elle consiste à prélever le stock de plusieurs commandes en même temps (et ces commandes comprennent de multiples articles). Il n’y a pas de deuxième vérification, alors il est très important de ne pas commettre d’erreur.

Le prélèvement par lot à articles multiples implique aussi les étapes de prélèvement et d’emballage. Il peut y avoir de nombreux préparateurs et de nombreux emballeurs.

Habituellement, il y a plus de préparateurs que d’emballeurs, à moins que le processus d’emballage soit particulièrement long.

Le préparateur utilise un chariot comportant plusieurs bacs en plastique ou les boîtes d’expédition en tant que telles. Chaque bac ou boîte représente une seule commande et est identifié au moyen d’un code à barres, souvent appelé « numéro d’immatriculation ». On utilise plus souvent des bacs réutilisables que des boîtes d’expédition, et le nombre de ces bacs ou boîtes se situe généralement entre trois et trente (j’y reviendrai plus tard).

Le préparateur circule une seule fois dans l’entrepôt et prélève tous les articles pour les placer dans les bacs ou boîtes appropriés.

Au premier emplacement, le préparateur sélectionne l’article de la commande, confirme qu’il s’agit du bon article en balayant son code à barres, et place toutes les quantités requises de cet article dans les bacs ou boîtes correspondant aux commandes qui comportent cet article. Ensuite, le préparateur se rend au prochain emplacement, place l’article dans les bacs ou boîtes appropriés, et répète le procédé jusqu’à ce que tout le stock des commandes du chariot soit prélevé.

Le préparateur ne perd pas de temps de déplacement en prélevant une commande au complet avant de passer à la commande suivante. Au lieu de cela, il place les articles de différentes commandes dans différents bacs ou boîtes durant un passage dans l’entrepôt, jusqu’à ce que toutes les commandes du chariot aient été exécutées.

Une fois les prélèvements terminés, on dépose les bacs ou boîtes sur un convoyeur qui les transporte aux stations d’emballage.

Aux stations d’emballage, le premier emballeur libre prend le bac ou la boîte et balaye son numéro d’immatriculation (le code à barres). La lecture du numéro d’immatriculation fait apparaître une liste des articles qui ont été placés dans le bac ou la boîte et les renseignements sur la commande. Si on utilise un bac plutôt qu’une boîte d’expédition, l’emballeur doit alors placer les articles dans une boîte d’expédition.

On imprime ensuite la facture et on la place dans la boîte d’expédition. On pèse et scelle la boîte, puis on imprime l’étiquette d’expédition pour l’appliquer sur le paquet.

La commande est maintenant expédiée!

Vous remarquerez que l’emballeur n’a pas eu besoin de faire un deuxième prélèvement pour trouver les articles appropriés pour chaque commande. Cela permet de gagner du temps et élimine une étape qui entraîne un risque d’erreur. Vous constaterez aussi qu’il n’y a pas de deuxième vérification, parce que durant la première étape, le préparateur a balayé les articles et les bacs dans lesquels il les a placés. En éliminant un deuxième tri à l’étape de l’emballage, on évite un autre risque d’erreur. Le taux d’erreurs habituel de ce procédé de vérification unique est de moins de une sur mille. Vous pouvez faire une deuxième vérification, où l’emballeur balaye aussi les articles, si vous expédiez des articles de grande valeur, comme des montres, bijoux et appareils électroniques à prix élevé.

Choisir des boîtes plutôt que des bacs et établir la quantité requise

La décision de faire le prélèvement au moyen de bacs ou de boîtes dépend du type de boîtes ou d’enveloppes d’expédition que vous utilisez pour expédier vos commandes. Si la plupart (ou la totalité) de vos commandes sont envoyées dans des boîtes ou enveloppes de même taille, il est logique de placer les articles prélevés directement dans la boîte ou l’enveloppe. Si vous utilisez des boîtes et des enveloppes de formats différents, il est préférable de faire le prélèvement au moyen de bacs.

Pour déterminer le nombre de bacs à utiliser en même temps, vous devez établir la taille des bacs et combien d’entre eux peut contenir un chariot.

Je vous recommande d’utiliser des bacs assez grands pour contenir tous les articles constituant un gros envoi typique. Lorsque vous choisissez la taille de vos bacs, ne tenez pas compte des commandes qui nécessitent plusieurs boîtes ou qui sont placées sur des palettes, car elles seront préparées une à la fois, et non en lot.

Le chariot doit pouvoir contenir le plus de bacs possible tout en étant facile à manipuler pour les préparateurs. On doit être capable de se déplacer facilement dans l’entrepôt avec le chariot une fois qu’il est rempli. Lorsque vous choisissez un chariot, évitez ceux :

• qui sont trop difficiles à manier pour être facilement déplacés dans l’entrepôt;
• qui ont des tablettes élevées ne pouvant pas être utilisées par les préparateurs;
• qui sont trop lourds pour être facilement déplacés dans l’entrepôt par les préparateurs moins forts.

Prélèvement par vague

La dernière méthode de prélèvement souvent utilisée est le prélèvement par vague. Lors d’un prélèvement par vague, on procède au prélèvement du stock de plusieurs commandes en même temps, puis on fait un deuxième prélèvement parmi ces articles pour les placer dans leurs commandes respectives. Cette méthode a perdu en popularité, parce qu’elle prend plus de temps et entraîne plus d’erreurs qu’une combinaison de lot à article unique et de lot à articles multiples.

J’espère que vous avez trouvé utile ce survol des méthodes de prélèvement les plus courantes. Utilisez une technique de prélèvement ou une combinaison de ces dernières de manière à répondre à vos besoins commerciaux, et vous observerez avec bonheur une augmentation de l’efficacité et un taux d’erreurs presque nul.

Aaron Rubin a fondé une entreprise de cybercommerce de taille moyenne et a agi à titre de président-directeur général de cette entreprise pendant 14 ans. Après avoir eu de la difficulté à trouver une solution de gestion des entrepôts qui fournissait l’efficacité, la responsabilisation et la facilité d’utilisation nécessaire à un coût raisonnable, il a fondé ShipHero, une solution de gestion des entrepôts pour les petites et moyennes entreprises qui s’adonnent au cybercommerce. ShipHero est un partenaire de Postes Canada.