La clé d’une gestion efficace des commandes? L’automatisation

Si vous avez toujours supervisé vous-même tous les aspects de votre entreprise de vente en ligne, l’automatisation peut vous sembler un peu impersonnelle et même intimidante. Après tout, cela implique de céder une part de contrôle à une machine, ce qui peut être assez déstabilisant.

Quoi qu’il en soit, vous ne pourrez pas développer votre entreprise en accomplissant chaque tâche manuellement. Tôt ou tard, vous consacrerez tellement de temps aux petites choses que vous manquerez tout simplement de main-d’œuvre ou de ressources pour étendre vos activités.

Le fait est que pour vraiment prospérer en ligne, vous devez automatiser certaines de vos opérations.

L’automatisation de la gestion des stocks

L’avantage principal de l’automatisation est qu’elle laisse moins de place aux erreurs humaines. L’une des premières choses que vous devriez automatiser? La gestion de vos stocks.

Faire un suivi manuel de vos stocks dans une feuille de calcul est long et… plutôt risqué. Parce qu’il faut le dire : le fait d’entrer des données à la main est souvent une source d’erreurs. Imaginez qu’un de vos employés indique accidentellement que certains produits sont en rupture de stock. Le résultat : ces articles prennent la poussière sur une tablette pendant que vos clients se tournent vers un concurrent pour les acheter. L’inverse peut aussi se produire. Un membre de votre équipe pourrait inscrire que vous avez 100 exemplaires d’un article plutôt que 10. Que ferez-vous si vous vous rendiez compte de son erreur une fois que 50 acheteurs l’ont commandé?

Et si, par miracle, vous avez des employés infaillibles, vous perdrez quand même beaucoup de temps à gérer vos stocks manuellement. Plus votre entreprise grandira, plus cette tâche prendra de l’ampleur.

Même si vous n’avez qu’un canal de vente, vous devez malgré tout suivre toutes ces étapes :

1. Ouvrir une session sur ce canal.
2. Télécharger les détails de la commande et l’information sur les stocks.
3. Mettre à jour plusieurs feuilles de calcul différentes ou encore une seule feuille de calcul volumineuse.

Et si vous avez plusieurs canaux de vente (article en anglais seulement), il vous faudra encore plus de temps pour tout gérer. Et cela est sans compter le temps, mais aussi l’argent que vous perdrez pour payer le personnel qui accomplit ces tâches.

Vous pouvez intégrer une solution de gestion des stocks automatisée à vos canaux de vente et à votre logiciel de gestion et d’exécution des commandes. La même information se reportera alors dans tous vos systèmes, ce qui vous évitera d’avoir à entrer des données à la main. Ce type de solution vous assure un dénombrement des stocks exact (article en anglais seulement) et permet à vos employés de se consacrer à des tâches plus productives.

L’image est disponible en anglais seulement

L’automatisation de l’exécution des commandes et de l’expédition 

Beaucoup de vos commandes ont sans doute des caractéristiques semblables, par exemple le même poids, les mêmes dimensions ou un emballage identique. Peut-être sont-elles expédiées du même entrepôt ou livrées par le même transporteur?

L’automatisation des opérations vous évite d’avoir à configurer manuellement les réglages de chaque commande lorsqu’ils sont récurrents.

Avec un bon logiciel d’expédition, vous pouvez automatiser l’exécution et l’expédition de vos commandes de plusieurs façons. Votre choix dépendra du niveau d’automatisation que vous visez. En voici 3 exemples.

1. Réglages d’expédition prédéfinis

Les réglages d’expédition prédéfinis permettent aux commerçants d’attribuer les mêmes réglages à plusieurs commandes à la fois. Ils peuvent ainsi faire en sorte que les renseignements suivants soient automatiquement mis à jour :

• Transporteur et service
• Poids
• Dimensions
• Type d’emballage
• Provenance
• Assurance
• Confirmation de livraison

Pour déterminer vos préréglages, commencez par choisir des critères qui s’appliquent à des types de commandes courants. Par exemple :

• Type d’emballage = Enveloppe matelassée
• Provenance = Montréal
• Transporteur = Postes Canada

Sélectionnez ensuite les envois concernés, appliquez-y les réglages d’expédition prédéfinis et voilà! Les commandes seront toutes mises à jour d’un seul coup.

2. Mise en correspondance des services

La mise en correspondance des services attribue automatiquement un transporteur et un service (article en anglais seulement) aux nouvelles commandes. Lorsqu’une commande est importée dans le logiciel d’expédition, le transporteur et le service sont sélectionnés en fonction de l’option de livraison choisie par l’acheteur.

Si vous faites appel à Postes Canada pour la livraison le jour suivant, vous n’auriez qu’à créer une correspondance entre l’option de livraison le jour suivant et le service Priorité^MC de Postes Canada pour que l’association se fasse automatiquement une fois la commande importée dans votre logiciel d’expédition. En plus de vous aider à répondre aux besoins de vos clients, ce type de réglage vous permet d’utiliser les options d’expédition et de livraison les plus avantageuses pour votre entreprise.

3. Règles d’automatisation

Les réglages d’expédition prédéfinis vous permettent d’appliquer les mêmes caractéristiques à plusieurs commandes à la fois, mais les commandes doivent quand même être sélectionnées manuellement. Et bien qu’elle soit entièrement automatisée, la mise en correspondance des services vise seulement les transporteurs et les services. Si vous souhaitez établir d’autres réglages prédéfinis, vous devrez utiliser des règles d’automatisation de l’expédition.

Ces règles sont des ensembles hiérarchiques de critères et d’opérations personnalisables qui associent automatiquement des réglages d’expédition choisis aux commandes importées. Ce sont en quelque sorte des formules « Si ceci, alors cela », plus communément appelées If this then that (IFTTT) en anglais.

Une fois vos règles d’automatisation de l’expédition en place, toute nouvelle commande importée dans votre logiciel d’expédition sera associée aux réglages d’expédition et de livraison pertinents. Vous pourrez donc passer directement à l’étape suivante de votre processus d’exécution des commandes (article en anglais seulement) et gagner beaucoup de temps.

Quoi automatiser

Vous êtes maintenant prêt à automatiser certaines de vos opérations. Mais lesquelles?

Il faut savoir que ce ne sont pas tous les aspects de votre entreprise qui s’y prêtent; certaines tâches requièrent le jugement d’un humain. Suivez les quelques étapes qui suivent pour automatiser les bonnes opérations :

1. Dressez une liste des petites tâches que vos employés et vous accomplissez chaque jour ou chaque semaine.
2. Déterminez lesquelles sont les plus répétitives.
3. Isolez les tâches qui prennent beaucoup de temps à accomplir, mais qui exigent peu de réflexion. (Autrement dit, celles qu’un employé peut accomplir sur le pilote automatique.)
4. Déterminez quelles tâches gagneraient à être automatisées. Gardez en tête que les tâches quotidiennes ou hebdomadaires ne doivent pas systématiquement être automatisées.
5. Choisissez les tâches pour lesquelles l’automatisation aurait la plus grande incidence sur l’efficacité opérationnelle.
6. Sélectionnez la méthode d’automatisation pertinente pour obtenir les résultats que vous visez.
7. Automatisez vos opérations!

Se lancer

L’automatisation d’opérations demande beaucoup de travail en amont. S’adapter à de nouveaux processus alors qu’ont fait les choses de la même façon depuis longtemps, ce n’est pas facile. Mais une fois que tout sera en place, vous verrez que cela vous simplifiera grandement la vie. Il suffit de vous lancer!