Comprendre le cubage pour éviter les frais d’expédition imprévus

C’est fait : vous avez fait tous les calculs et évalué vos options pour choisir le service d’expédition idéal en fonction des attentes de la clientèle et de vos marges. Vous avez tout pris en considération – boîtes, fournitures d’emballage, coûts de main-d’œuvre, frais du transporteur –, puis voilà que vous devez payer des rajustements et des suppléments imprévus liés à l’expédition de vos envois. S’ils peuvent être indiqués de différentes façons selon l’entreprise de livraison, ces frais ont une chose en commun : ils peuvent grimper rapidement. La bonne nouvelle? Vous pouvez les réduire et, dans la plupart des cas, les éviter.

Comment Postes Canada calcule les frais d’expédition

Pour éviter les surprises lorsque vous faites des envois, il importe de comprendre comment sont calculés les frais d’expédition. D’abord, il faut savoir que ce sont le poids du colis et la distance qu’il a à parcourir qui influencent surtout ces coûts. Plus le paquet est lourd et l’adresse de destination est loin, plus les frais sont élevés. Toutefois, si vous expédiez un article léger dans une grande boîte, cela nous privera d’un espace précieux dans nos installations et nos camions. C’est pourquoi la majorité des transporteurs tiennent aussi compte de l’équivalent volumétrique du poids réel du colis dans le calcul des coûts d’envoi.

Pour déterminer les frais d’expédition d’un colis, nous comparons son poids physique à son équivalent volumétrique et sélectionnons le plus élevé des deux. Nous prenons ensuite en considération le service d’expédition choisi, ainsi que l’origine et la destination de l’envoi pour établir le coût total.

Maintenant que vous savez comment Postes Canada calcule les coûts d’expédition, voyons quels sont les suppléments les plus courants et les façons de les éviter.

Rajustements de cubage

Pour simplifier le processus d’expédition, Postes Canada exige que l’expéditeur déclare le poids réel de son colis. Il n’est pas requis d’inclure les dimensions, mais une fois que l’article fait son chemin dans notre réseau, celles-ci sont ajoutées ou vérifiées par notre technologie de vérification des dimensions (certifiée par Mesures Canada et testée régulièrement par Postes Canada) et les employés des bureaux de poste et des opérations. S’il y a un écart entre les renseignements déclarés par l’expéditeur et ceux relevés à cette étape, l’envoi peut faire l’objet d’un rajustement de cubage qui sera facturé à titre de supplément dans la section « Équivalent volumétrique (EV) ».

Comment éviter les rajustements de cubage

Voici 3 conseils pour éviter les rajustements de cubage :

• Saisissez les dimensions de votre colis ET son poids lorsque vous créez votre étiquette d’expédition, et rappelez-vous de peser et de mesurer votre envoi une fois que les articles sont emballés et prêts à être expédiés.
• Assurez-vous que les dimensions et le poids que vous entrez reflètent avec précision ceux de votre colis.
• Utilisez un emballage plus petit, s’il y a lieu.

Rajustements pour les articles surdimensionnés ou non emballés

Les articles surdimensionnés doivent être déclarés dès la création de l’étiquette d’expédition, sans quoi il pourrait y avoir des retards de livraison et des suppléments. Ces envois pourraient même être retenus. Postes Canada considère un article comme étant surdimensionné dans les cas suivants :

• si une de ses dimensions dépasse 1 m (39,4 po);
• si son deuxième plus long côté dépasse 76 cm (30 po).

Pour obtenir plus de renseignements sur les suppléments pour articles surdimensionnés, consultez le Guide des tarifs commerciaux des Services de colis.

Tout comme les articles surdimensionnés, les articles non emballés peuvent nuire au bon déroulement de nos opérations (les pneus d’hiver et nos convoyeurs ne font pas très bon ménage, et les petits objets comme des rondelles de hockey peuvent facilement bloquer notre équipement de tri). C’est pourquoi Postes Canada demande à tous les expéditeurs de veiller à ce que leurs envois respectent nos exigences en matière d’emballage.

Nous considérons un article comme étant non emballé dans les cas suivants :

• s’il n’est pas entièrement enfermé dans un contenant d’expédition extérieur;
• s’il n’est pas emballé de façon sécuritaire;
• s’il est de forme irrégulière, cylindrique ou ronde;
• s’il n’est pas entièrement contenu par l’emballage.

Les articles non emballés doivent également être déclarés dès la création de l’étiquette d’expédition. Si vous omettez de le faire, vos colis pourraient être retenus ou arriver à destination en retard. Vous pourriez aussi devoir payer un supplément si nous acceptons de les livrer.

Pour obtenir plus de renseignements sur les suppléments pour articles non emballés, consultez le Guide des tarifs commerciaux des Services de colis.

Comment éviter les suppléments pour articles surdimensionnés et non emballés

Suivez ces 4 conseils pour éviter les suppléments pour articles surdimensionnés et non emballés.

• Confiez-nous uniquement des colis qui respectent nos spécifications.
• Songez à expédier les articles surdimensionnés en plusieurs envois, s’il y a lieu. Vous devrez payer des frais pour chacun des colis, mais vous économiserez au bout du compte.
• Placez vos articles non emballés dans un contenant, comme une boîte en carton ondulé.
• Redoublez de vigilance durant la période des Fêtes. De nombreux transporteurs, dont Postes Canada, augmentent les frais pour les articles surdimensionnés et non emballés pendant les périodes de pointe.

Articles non conformes

À Postes Canada, la sécurité de notre personnel est notre plus grande priorité. Pour cette raison, nous n’acceptons pas les colis qui ne sont pas conformes à nos spécifications. Si nous jugeons qu’un article ne respecte pas ces dernières, nous pouvons le refuser à tout moment ou le retourner à l’expéditeur. S’il se retrouve malgré tout dans notre réseau, nous appliquerons un supplément substantiel de 300 $ ou plus selon la période de l’année. Ces frais additionnels visent à dissuader la clientèle d’introduire des colis non désirés dans notre réseau. Par la suite, nous confierons l’article à un autre transporteur qui s’occupera de le livrer.

Un article est considéré comme non conforme lorsqu’il dépasse les dimensions ou le poids maximum précisés selon les exigences applicables.

Personne n’aime payer des frais d’expédition imprévus et voir ses marges grugées par des rajustements et des suppléments. Il est donc essentiel pour vous de faire vos recherches afin d’expédier de manière judicieuse et réfléchie. Postes Canada a à cœur de soutenir la réussite de votre entreprise. Nous espérons que ces conseils vous aideront à faire vos envois en toute confiance et à éviter les surprises.